5 claves para que las empresas cumplan con Ley Antisoborno

Manizales, 18 de marzo de 2018. El próximo 31 de marzo vence el plazo para que las empresas colombianas cumplan  con la Ley Antisoborno (1778 de 2016), la cual exige a las empresas Colombianas con presencia en el exterior diseñar un plan de manejo para prevenir casos de soborno en sus filiales y establece las normas sobre la responsabilidad de las personas jurídicas por actos de corrupción transnacional y otras disposiciones en la lucha contra la corrupción. Deloitte, como compañía asesora líder en estos temas, ofrece a las empresas colombianas recomendaciones sobre los 5 pasos clave para estructurar un programa de ética y cumplimiento que les permita cumplir con esta Ley:

  1. Marcar la pauta desde arriba

El punto de partida para cualquier programa de ética y cumplimiento es la junta directiva y la alta dirección, quienes necesitan empoderar y asignar apropiadamente recursos a los individuos que en el día a día tienen las responsabilidades para mitigar los riesgos y construir la confianza organizacional. Son la junta y la administración ejecutiva las que deben trasladar el ‘tono desde lo alto’ asegurando que se lleven a cabo buenas prácticas organizacionales en todos los niveles, por lo que es indispensable que los valores de la junta directiva se alineen a los valores de la organización.

Así mismo, es importante que cuando se tomen decisiones difíciles acerca del comportamiento no-ético que involucre a alguien que esté en un rol de administración, se asuma que tanto la violación ética, como su respuesta a ella, serán ampliamente conocidas dentro de la organización.

Se recomienda utilizar tecnologías nuevas para monitorear qué es lo que sus empleados, clientes y otras audiencias clave  dicen, en los medios de comunicación y en otras plataformas digitales, acerca de la cultura de la organización. Adicionalmente, se debe incluir la ética y el cumplimiento en las metas de desempeño para los directivos, y vincular esas metas con la compensación.

Es importante también el seguimiento de la ética y el cumplimiento cuando promueva personas en roles de liderazgo principal, particularmente como parte de la planeación en la sucesión.

  1. Definir la Cultura Corporativa

La cultura se convierte en uno de los mayores determinantes de cómo se comportan los empleados.

Una cultura de integridad generalmente está caracterizada por:

    • Delimitación y aprehensión de los valores organizacionales.
    • Liderazgo ejecutivo que fomente que los empleados y los socios se comporten legal y éticamente.
    • Consistencia del mensaje liderado desde los altos mandos ejecutivos hacia abajo en la estructura organizacional.
    • Empoderamiento de los mandos medios para que promuevan comportamientos éticos.
    • Disposición de un ambiente en donde los empleados se sientan cómodos al hacer preguntas y expresar preocupaciones legales, de cumplimiento, y ética, sin miedo a represalias.
    • Coherencia en el trato de los empleados durante su vinculación y retiro de la organización.
    • Incentivos, recompensas y promoción de las personas con base en los valores éticos.
    • Creación de puestos de escucha para saber y entender cómo los trabajadores se comportan y lo que piensan.
  1. Evaluar los riesgos

La evaluación de los riesgos de ética y cumplimiento no es únicamente un proceso, también es comprender los riesgos a los que se enfrenta una organización. Para realizar una evaluación continua de los riesgos es necesario elaborar una metodología que permita entender el alcance de estos peligros en todos los niveles: impacto legal, financiero, para los negocios y para la reputación.

Si bien es imposible determinar toda la exposición que la organización tiene frente al riesgo, la estructura y la metodología del riesgo le ayudan a la organización a priorizar qué riesgos desea administrar de manera más activa.

La valoración del riesgo centra a la junta y a la administración principal en los riesgos que tengan mayor impacto para cumplimiento, reputación y ética, y proporciona la base para determinar las acciones necesarias para evitar, mitigar, o remediar esos riesgos.

  1. Crear el rol del Vicepresidente de Ética y Cumplimiento

Las organizaciones necesitan contar con un líder extraordinario para mantener la integridad de una organización. El rol del alto ejecutivo de Ética y Cumplimiento tiene una responsabilidad en el día a día de supervisar los riesgos de cumplimiento y reputación, y en este sentido debe ser el agente facilitador de la junta directiva en estos asuntos de ética y cumplimiento.

Un líder capacitado puede crear una ventaja competitiva para la organización. Para esto es necesario que este líder cultive relaciones con las audiencias, construya la fuerza del de su organización y de su equipo, separe lo urgente de lo importante, comunique asertivamente la integridad y los valores de manera que esté claro lo que más importa. Se convierta en un asesor de confianza para el negocio, desarrolle una red de expertos temáticos internos y externos para apoyar su crecimiento y desarrollo y se conecte con sus pares.

  1. Contar con programa de pruebas y monitoreo

Un programa robusto de pruebas y monitoreo debe ayudar a un ambiente de control efectivo. La prueba y el monitoreo permiten medir la efectividad del programa de cumplimiento, asegurando su salud continua dentro la organización.

Los programas robustos de monitoreo sirven como un sistema de alarma temprana que permite que los profesionales del cumplimiento identifiquen de manera proactiva los problemas potenciales de cumplimiento.